Gmail, avancerade sökningar och filter

Jag kän­ner mig ganska duk­tig. För ett par dagar sedan inne­höll inkor­gen på mitt gmail-konto 7–800 olästa med­de­lande och jag vet inte hur många lästa med­de­lan­den som låg kvar för att jag inte hade arki­ve­rat dem direkt. Nu är det mindre än 60 med­de­lan­den i inkor­gen, ett par jag har läst men räk­nar med att ta hand om inom någon vecka, res­ten olästa. Jag tyc­ker att det är lätt att för­lora kon­trol­len över e-postens inkorg, och jag är visst inte ensam om det. Nu har jag lärt mig myc­ket mer om hur man kan göra avan­ce­rade sök­ningar och avan­ce­rade fil­ter i gmail, och det har hjälpt mig att styra upp den oöver­blick­bara inkorgen.

Det bör­jade med min nya favo­rit­sajt http://lifehacker.com/ där jag hit­tade en arti­kel just om att göra detta, avan­ce­rade sök­ningar och fil­ter. De har en länk till Goog­les lista över sök­möj­lig­he­ter, som dock, vil­ket Life­hac­ker påpe­kar, inte är kom­plett. Jag insåg snabbt att jag kunde använda min nyvunna kun­skap till att rensa upp i inkor­gen, och det gick till unge­fär som följer.

Jag bör­jade med en enkel sök­ning på in:inbox is:read. (Jag använ­der det eng­elsk­språ­kiga gräns­snit­tet, eftersom jag då snab­bare får till­gång till nya fines­ser, som nu det som kal­las Gmail 2. Sök­ter­merna är så vitt jag för­står på eng­elska oav­sett vil­ket språk man har valt för gräns­snit­tet.) När jag då hade fått fram alla med­de­lan­den i inkor­gen som jag redan hade läst kunde jag enkelt mar­kera alla och arki­vera dessa med­de­lan­den. Där­ef­ter gjorde jag olika sök­ningar som jag tyckte borde passa in på de med­de­lan­den jag såg i inkor­gen som jag inte tyckte att jag behövde bry mig så myc­ket om, bland annat reklamut­skick. En sådan sök­ning kunde vara in:inbox from:granngården. Dessa med­de­lan­den valde jag att mar­kera som lästa och arki­vera. Jag fort­satte på detta sätt och snart inne­höll inkor­gen knappt en tion­del så många olästa med­de­lan­den som när jag bör­jade. När jag läste mer på Life­hac­ker insåg jag att det fanns ett bättre sätt, och jag lärde mig mer om sök­ningar och filter.

Det som Google inte näm­ner på sin sida om sök­ter­mer är hur man kan använda paren­te­ser ”()” och s.k. måsvingar ”{}”. Det som omsluts av paren­te­ser kopp­las ihop med hjälp av logisk och (AND), och det som omges av måsvingar kopp­las ihop med hjälp av logisk eller (OR). Det gör att man t.ex. kan göra en sök­ning som (from:utskick@{dustin dustinhome}.se -”din order”), vil­ket tol­kas som alla med­de­lan­den från utskick@dustin.se eller utskick@dustinhome.se och som inte inne­hål­ler tex­ten “din order”, med andra ord reklamut­skic­ken men inte med­de­lan­den om beställ­ningar jag har gjort. Minus­teck­net används för logisk inte (NOT).

Vill man bygga mer avan­ce­rade fil­ter så pas­sar inte den van­liga fil­tergui­den som Gmail erbju­der sär­skilt bra eftersom det inte går att kom­bi­nera olika fält fritt. På Life­hac­ker lärde jag mig att kne­pet är att mata in hela sitt fil­ter, sin sök­ning, i fäl­tet Inne­hål­ler orden: (i den eng­elsk­språ­kiga vari­an­ten Has the words:). Där kan man t.ex. mata in sök­ningen efter reklamut­skick från Dus­tin eller Dus­tin­home från förra styc­ket, eller mer eller mindre avan­ce­rade fil­ter. Kom ihåg att fil­ter nor­malt bara arbe­tar med inkom­mande med­de­lan­den, inte med befint­liga med­de­lande, men när man ska­par filt­ret kan man begära att det appli­ce­ras på befint­liga med­de­lan­den också.

Mitt mest kom­plexa fil­ter för stun­den är:

({from:{list1@phatware.com noreply@expert.se noreply@fon.com infoweb@euteliavoip.com nyhetsbrev@agria.se newsletter@landware.com SanDisk@sandisk-dm.com epaper@webmail.newsoft.com.tw newsletter@godaddy.com overlords@thinkgeek.com specialoffers@pocketgear.com newsletter@vitotechnology.com releases@sbsh.net news@magix.net news.yousendit.com {books-store store-news amazon-offers}@amazon.{com co.uk} eservice@paragon-software.com granngården siba kappahl maildirect.se utskick@{dustin dustinhome}.se landsend@email.landsend.com} (produktutskick dataprince)} -”din order”)

vil­ket tol­kas som alla med­de­lan­den som antingen kom­mer från någon av eller inne­hål­ler tex­ten pro­duktut­skick och data­prince, och som inte inne­hål­ler tex­ten “din order”. Data­prince använ­der samma adress för reklamut­skick och för infor­ma­tion om order, där­för avstod jag från att använda den adres­sen för att sor­tera ut deras reklamut­skick. Detta fil­ter används för att sätta eti­ket­ten reklam, men jag väl­jer att inte omgå­ende mar­kera dem som lästa och arki­vera dem. Jag kan enkelt klicka på eti­ket­ten reklam (eller ännu bättre göra en sök­ning på label:reklam is:unread) för att få fram alla inkom­mande reklamut­skick, ser jag något intres­sant i över­sik­ten läser jag det, sedan kan jag mar­kera alla olästa, mar­kera som läst och arki­vera.

På linux-servern hemma använ­der jag logcheck för att leta upp det som ver­kar anmärk­nings­värt i logg­fi­lerna, och logcheck skic­kar upp till ett med­de­lande i tim­men, de flesta utan något oro­väc­kande. För att slippa stö­ras av bru­set i den tra­fi­ken använ­der jag föl­jande fil­ter: (from:logcheck@min.domän subject:”system events”) som sor­te­rar ut inkom­mande med­de­lan­den från logcheck med en ären­de­rad som inne­hål­ler “system events”, vil­ket är sådant som logcheck vill berätta för mig men som inte bedöms som någon säker­hets­risk. Dessa med­de­lan­den mar­ke­ras som lästa och arki­ve­ras. Ett annat fil­ter mar­ke­rar alla med­de­lan­den från min ser­ver med en egen eti­kett, så jag hit­tar lätt dessa meddelanden.

Sam­man­fatt­ning av sök­ter­mer:

• from:(hela eller delar av avsän­da­rens adress)


• to:(hela eller delar av avsän­da­rens adress)


• sub­ject:(ord i ämnesraden)


• label:(eti­kett)


• has:attachment


• file­name:(hela eller delar av nam­net på en bifo­gad fil)


• in:(inbox, trash, spam, any­where)


• is:(read, unread, star­red, chat)


• cc: eller bcc:(adress till mot­ta­gare av kopia eller hem­lig kopia)


• after: eller before:(datum angi­vet som åååå/mm/dd, t.ex. 2008/01/25)

• (foo bar) söker efter foo och bar


• {foo bar} söker efter foo eller bar


• -foo­bar ute­slu­ter foo­bar (inte foo­bar)

Jag pro­var att länka till intressant.se, eftersom jag miss­tän­ker att detta kan vara något som andra också kan finna av intresse.

Andra blog­gar om: gmail, sök­ning, fil­ter, Google, Life­hac­ker