Gmail, avancerade sökningar och filter
080126 18:08 Gmail, Google, Internet
Jag känner mig ganska duktig. För ett par dagar sedan innehöll inkorgen på mitt gmail-konto 7-800 olästa meddelande och jag vet inte hur många lästa meddelanden som låg kvar för att jag inte hade arkiverat dem direkt. Nu är det mindre än 60 meddelanden i inkorgen, ett par jag har läst men räknar med att ta hand om inom någon vecka, resten olästa. Jag tycker att det är lätt att förlora kontrollen över e-postens inkorg, och jag är visst inte ensam om det. Nu har jag lärt mig mycket mer om hur man kan göra avancerade sökningar och avancerade filter i gmail, och det har hjälpt mig att styra upp den oöverblickbara inkorgen.
Det började med min nya favoritsajt http://lifehacker.com/ där jag hittade en artikel just om att göra detta, avancerade sökningar och filter. De har en länk till Googles lista över sökmöjligheter, som dock, vilket Lifehacker påpekar, inte är komplett. Jag insåg snabbt att jag kunde använda min nyvunna kunskap till att rensa upp i inkorgen, och det gick till ungefär som följer.
Jag började med en enkel sökning på in:inbox is:read. (Jag använder det engelskspråkiga gränssnittet, eftersom jag då snabbare får tillgång till nya finesser, som nu det som kallas Gmail 2. Söktermerna är så vitt jag förstår på engelska oavsett vilket språk man har valt för gränssnittet.) När jag då hade fått fram alla meddelanden i inkorgen som jag redan hade läst kunde jag enkelt markera alla och arkivera dessa meddelanden. Därefter gjorde jag olika sökningar som jag tyckte borde passa in på de meddelanden jag såg i inkorgen som jag inte tyckte att jag behövde bry mig så mycket om, bland annat reklamutskick. En sådan sökning kunde vara in:inbox from:granngården. Dessa meddelanden valde jag att markera som lästa och arkivera. Jag fortsatte på detta sätt och snart innehöll inkorgen knappt en tiondel så många olästa meddelanden som när jag började. När jag läste mer på Lifehacker insåg jag att det fanns ett bättre sätt, och jag lärde mig mer om sökningar och filter.
Det som Google inte nämner pÃ¥ sin sida om söktermer är hur man kan använda parenteser ”()” och s.k. mÃ¥svingar ”{}”. Det som omsluts av parenteser kopplas ihop med hjälp av logisk och (AND), och det som omges av mÃ¥svingar kopplas ihop med hjälp av logisk eller (OR). Det gör att man t.ex. kan göra en sökning som (from:utskick@{dustin dustinhome}.se -”din order”), vilket tolkas som alla meddelanden frÃ¥n utskick@dustin.se eller utskick@dustinhome.se och som inte innehÃ¥ller texten “din order”, med andra ord reklamutskicken men inte meddelanden om beställningar jag har gjort. Minustecknet används för logisk inte (NOT).
Vill man bygga mer avancerade filter så passar inte den vanliga filterguiden som Gmail erbjuder särskilt bra eftersom det inte går att kombinera olika fält fritt. På Lifehacker lärde jag mig att knepet är att mata in hela sitt filter, sin sökning, i fältet Innehåller orden: (i den engelskspråkiga varianten Has the words:). Där kan man t.ex. mata in sökningen efter reklamutskick från Dustin eller Dustinhome från förra stycket, eller mer eller mindre avancerade filter. Kom ihåg att filter normalt bara arbetar med inkommande meddelanden, inte med befintliga meddelande, men när man skapar filtret kan man begära att det appliceras på befintliga meddelanden också.
Mitt mest komplexa filter för stunden är:
({from:{li
vilket tolkas som alla meddelanden som antingen kommer från någon av label:reklam is:unread) för att få fram alla inkommande reklamutskick, ser jag något intressant i översikten läser jag det, sedan kan jag markera alla olästa, markera som läst och arkivera.
PÃ¥ linux-servern hemma använder jag logcheck för att leta upp det som verkar anmärkningsvärt i loggfilerna, och logcheck skickar upp till ett meddelande i timmen, de flesta utan nÃ¥got oroväckande. För att slippa störas av bruset i den trafiken använder jag följande filter: (from:logcheck@min.domän subject:”system events”) som sorterar ut inkommande meddelanden frÃ¥n logcheck med en ärenderad som innehÃ¥ller “system events”, vilket är sÃ¥dant som logcheck vill berätta för mig men som inte bedöms som nÃ¥gon säkerhetsrisk. Dessa meddelanden markeras som lästa och arkiveras. Ett annat filter markerar alla meddelanden frÃ¥n min server med en egen etikett, sÃ¥ jag hittar lätt dessa meddelanden.
Sammanfattning av söktermer:
- from:(hela eller delar av avsändarens adress)
- to:(hela eller delar av avsändarens adress)
- subject:(ord i ämnesraden)
- label:(etikett)
- has:attachment
- filename:(hela eller delar av namnet på en bifogad fil)
- in:(inbox, trash, spam, anywhere)
- is:(read, unread, starred, chat)
- cc: eller b
c c:(adress till mottagare av kopia eller hemlig kopia) - after: eller before:(datum angivet som åååå/mm/dd, t.ex. 2008/01/25)
- (foo bar) söker efter foo och bar
- {foo bar} söker efter foo eller bar
- -foobar utesluter foobar (inte foobar)
Vill man söka efter en fras som innehåller mellanslag använder man citationstecken kring frasen, som i
label:”att läsa senare”. Bifogade filer kan sökas pÃ¥ filändelse, t.ex. label:medicinskt filename:pdf. Normalt genomsöks inte meddelanden i papperskorgen eller skräpposten, om du inte särskilt anger det med in:trash, in:spam eller in:anywhere (alla meddelanden inklusive skräp och kastat).
Jag provar att länka till intressant.se, eftersom jag misstänker att detta kan vara något som andra också kan finna av intresse.
Andra bloggar om: gmail, sökning, filter, Google, Lifehacker
Ämnesord: filter, Gmail, Google, lifehacks, sökningar
